Outil
Ce document,
jusqu'à quand ?
Choisissez la nature du document et la date qui sert de point de départ — ce n'est presque jamais celle qui est écrite dessus. Vous obtenez la date jusqu'à laquelle il doit être conservé, et le texte qui la fixe.
Pourquoi comme ça
L'erreur n'est pas la durée, c'est le point de départ.
Presque tout le monde connaît les grandes durées. Presque personne ne compte à partir du bon jour. Une facture d'achat se conserve dix ans à compter de la clôture de l'exercice auquel elle se rattache — pas de sa date d'émission. Sur un exercice clos au 31 décembre, une facture de janvier se garde donc près de onze ans.
Le registre du personnel part du départ du salarié. La police d'assurance, de sa résiliation. Le contrat électronique, de la livraison. Compter depuis la date portée sur le document donne à chaque fois un résultat trop court, et l'erreur ne se voit que le jour où l'on cherche la pièce.
L'outil ne vous dit pas ce que vous pouvez détruire. Il vous dit jusqu'à quand vous devez conserver, ce qui n'est pas la même question et n'appelle pas la même prudence.
Votre document
Deux champs, une échéance.
L'outil vous rappelle, sous le premier champ, quelle date il attend. C'est là que se joue l'essentiel.
cnbexpertise.com
Durée de conservation d'un document
Document établi par vous-même, à partir de montants que vous avez saisis dans votre navigateur. Il n'est ni un avis, ni une attestation, ni un document du cabinet, et il n'engage personne. Aucun de ces montants n'a été transmis à qui que ce soit, et rien n'en a été conservé.
01 — La nature du document
02 — Le point de départ
Ce que ça donne
Cet outil donne une durée minimale de conservation. Il ne dit jamais qu'un document peut être détruit : un litige, une garantie ou une preuve à rapporter peuvent imposer de le garder bien au-delà.
Rien de ce que vous indiquez ne quitte votre appareil : le calcul s'exécute dans votre navigateur, aucune requête n'est envoyée et rien n'est enregistré, pas même localement.
Cet instrument est mis à disposition gracieusement, pour montrer notre manière de travailler. Il restitue des dates, des ordres de grandeur et des points à instruire — jamais un avis. Son résultat ne se substitue ni à l'examen de votre situation, ni à un document signé par un expert-comptable, et son usage ne constitue pas une mission : il n'engage donc pas la responsabilité du cabinet.
Les huit catégories
La table, sans passer par l'outil.
Elle couvre l'ordinaire d'une petite entreprise, et rien de plus. Ni les documents douaniers, ni les archives des professions réglementées, ni plusieurs documents sociaux particuliers : ceux-là ont leurs propres durées, et il faut aller les lire.
- Pièces comptables et justificatifs — 10 ans à compter de la clôture de l'exercice. Code de commerce, article L123-22. Factures reçues et émises, bons de commande et de livraison, relevés bancaires, notes de frais. Le compte ne part pas de la date de la facture mais de la clôture de l'exercice auquel elle se rattache.
- Livres, registres et comptes annuels — 10 ans à compter de la clôture de l'exercice. Code de commerce, article L123-22. Livre-journal, grand livre, livre d'inventaire, bilan, compte de résultat et annexe.
- Pièces servant à établir l'impôt — 6 ans à compter de la dernière opération mentionnée. Livre des procédures fiscales, article L102 B. Le délai fiscal est plus court que le délai comptable. Conserver dix ans les pièces comptables satisfait les deux ; l'inverse laisse une brèche.
- Bulletins de paie, double conservé par l'employeur — 5 ans à compter de l'établissement du bulletin. Code du travail, article L3243-4. Cinq ans pour l'employeur. Le salarié, lui, conserve les siens sans limite de durée — ils servent à liquider sa retraite.
- Registre unique du personnel — 5 ans à compter du départ du salarié. Code du travail, article R1221-26. Le compte ne part ni de l'embauche ni de la clôture, mais de la date à laquelle le salarié a quitté l'entreprise.
- Contrats et correspondance commerciale — 5 ans à compter de la fin du contrat ou de la relation. Code de commerce, article L110-4. C'est la durée de la prescription commerciale de droit commun. Un contrat encore en cours se conserve, quelle que soit son ancienneté.
- Contrat conclu par voie électronique, à partir de 120 € — 10 ans à compter de la livraison ou l'exécution. Code de la consommation, article L213-1. Obligation propre au professionnel qui contracte avec un consommateur. Elle s'ajoute aux autres, elle ne les remplace pas.
- Police d'assurance et pièces du contrat — 2 ans à compter de la résiliation du contrat. Code des assurances, article L114-1. La prescription biennale est la plus courte du lot, et celle qu'on oublie le plus souvent. Un sinistre non clos se conserve au-delà.
Avant de se séparer d'une pièce
Quatre choses qui font vivre un document plus longtemps.
La durée légale est un plancher. Ces quatre situations le relèvent, et aucune n'est visible depuis une table de durées.
- Un litige en cours, quel qu'il soit — Tant qu'une instance est ouverte, les pièces qui s'y rapportent se conservent, même si leur durée légale est écoulée. Détruire une pièce en cours de procédure ne s'explique jamais bien.
- Une garantie encore courante — Garantie décennale, garantie de passif, clause de révision de prix : elles font vivre le dossier bien après la durée comptable. La durée à retenir est la plus longue des deux, pas celle qui arrive la première.
- Un report déficitaire non encore imputé — Un déficit reporté se justifie l'année où il s'impute, pas l'année où il naît. Les pièces de l'exercice d'origine doivent pouvoir être produites à ce moment-là.
- Une preuve que vous seriez seul à pouvoir rapporter — La charge de la preuve ne se partage pas. Une pièce détruite dans les règles reste une pièce dont vous ne disposez plus le jour où on vous la demande.
Questions fréquentes
Ce que l'outil fait, et ce qu'il ne fait pas.
Puis-je détruire un document dès que la durée est écoulée ?
Cet outil ne répond pas à cette question, et c'est délibéré. Il donne une durée minimale de conservation. Décider de détruire suppose de vérifier qu'aucun litige, aucune garantie et aucune obligation particulière ne fait vivre le document au-delà — ce qui ne se voit pas depuis une page web.
Pourquoi deux durées différentes pour une même facture ?
Parce que deux corps de règles s'y appliquent. Le délai fiscal court six ans à compter de la dernière opération, le délai comptable dix ans à compter de la clôture. Conserver dix ans satisfait les deux ; retenir six ans laisse une brèche de quatre années sur le terrain comptable.
Le format numérique change-t-il quelque chose ?
Une pièce établie sur support informatique se conserve sous cette forme, et les conditions de cette conservation sont encadrées. Une copie numérique d'un original papier n'obéit pas aux mêmes règles qu'un document nativement électronique : c'est un point à instruire avant de se séparer de l'original.
Cette liste couvre-t-elle tout ?
Non, et la page l'écrit au-dessus de la table. Huit catégories couvrent l'ordinaire d'une petite entreprise. Les documents douaniers, les archives des professions réglementées et plusieurs documents sociaux particuliers ont leurs propres durées.
Ces durées peuvent-elles changer ?
Oui, et c'est pourquoi cette page porte une date de revue interne. Notre vérificateur signale l'échéance soixante jours avant, puis refuse de valider la page. Une durée légale qui traîne sur un site sans être relue finit par être fausse.
Une pièce manquante coûte toujours plus cher que sa conservation.
Quoi garder, sous quelle forme, et à partir de quand le compte court : le tri des archives se prépare, il ne s'improvise pas le jour où l'on cherche une pièce. C'est exactement le genre de chose qui se cadre en une heure.